ثبت الکترونیکی اطلاعات بیمه شدگان جدید سازمان تامین اجتماعی

تامین ۲۴/ منصور آتشی افزود: از این‌ رو به منظور دستیابی به چنین هدفی در حال بازنگری فرآیندهای موجود هستیم و بهبود گردش کارها را آغاز کردیم.

به گزارش اداره کل روابط عمومی سازمان تامین اجتماعی، وی اظهار کرد: همه اقدامات سازمان تامین اجتماعی به قصد خدمت‌رسانی مطلوب‌تر و خلق ارزش به ذی‌نفعان است و یکی از راهبردهای کلان این سازمان حرکت به سوی ایجاد ساختار و فرایندهای هوشمند و خدمت‌گراست. در این خصوص بهبود ساختار و فرآیندها را می‌توان گام اول دانست که بخشی از آن پرونده الکترونیک است تا فضایی ایجاد شود که ارائه خدمات از طریق بررسی اطلاعات ثبت و تصاویر اسکن شود.

آتشی افزود: در حال حاضر باز طراحی چیدمان و اصلاح سیستم مکانیزه و اصلاح گردش امور در دستور کار قرار دارد، به طوری که شاهد کاهش ایستگاه‌های مراجعه ارباب رجوع، کاهش زمان انتظار و صف در واحدهای اجرایی باشیم.
وی به پرونده الکترونیک به عنوان یکی از برنامه های سازمان تامین اجتماعی اشاره کرد و گفت: مطالعات اولیه پرونده الکترونیک از حدود دو سال پیش آغاز و عملیات اجرایی آن نیز از تیرماه سال ١٣٩٤ شروع شد.

مدیرکل امور فنی بیمه شدگان سازمان تامین اجتماعی ادامه داد: اجرای طرح پرونده الکترونیک ابتدا در شعبه ٢٧ تهران به صورت پایلوت (آزمایشی) آغاز شد. سپس با اندکی تغییر در طرح اولیه، به ٤٨ شعبه که عمدتاً از تهران بودند، تسری یافت و سپس تعداد شعب پایلوت به ٥٩ شعبه افزایش یافت که پس از بررسی نتایج و تغییراتی در معماری پروژه، طرح پرونده الکترونیک با معماری جدید در شعب ٢٥ و ٤ تهران به صورت پایلوت اجرا شد.

وی با بیان این‌که پرونده الکترونیک در دو فاز بیمه‌شدگان جدیدالورود و قدیمی تعریف شده است، گفت: فاز اول پرونده الکترونیک را برای بیمه‌شدگان جدیدالورود در سراسر کشور راه‌اندازی کردیم. به عبارت دیگر، در حال حاضر اطلاعات بیمه‌شدگان جدید در سراسر کشور به صورت الکترونیک ثبت می‌شود و در رابطه با بیمه‌شدگان قدیمی هم اسکن و تصویربرداری پرونده‌ها در شعب تهران در حال انجام است.

آتشی افزود: الکترونیکی شدن پرونده‌ها باعث حذف گردش کاغذی پرونده‌ها شده که این امر مزایای زیادی هم برای بیمه شده و هم برای سازمان دارد البته این امر منحصر به بخش امور فنی بیمه‌شدگان نیست، بلکه به موازات اجرای آن در این بخش، در واحد امور فنی مستمری‌‌ها و درآمد حق بیمه نیز در حال انجام است.

مدیرکل امور فنی بیمه‌شدگان سازمان تامین اجتماعی اظهار کرد: در حال حاضر بیمه‌شدگان در هر سال به طور متوسط ١٢ میلیون بار به واحدهای اجرایی مراجعه می‌کنند که در هر نوبت مراجعه، حداقل یک بار از این پرونده‌ها استفاده می‌شود. به عبارت دیگر هر سال حداقل ١٢ میلیون بار پرونده‌ها در شعبه یا بین شعب یا حتی شهر یا استان جابه‌جا می شود که این‌گونه جابه‌جایی پرونده‌های کاغذی مخاطراتی را به همراه دارد .در حالی ‌که با الکترونیکی شدن پرونده‌ها مخاطرات به حداقل می‌رسد.

وی افزود: ایجاد پرونده الکترونیک دیگر به عنوان نیاز مطرح نبوده، بلکه یک ضرورت و الزام برای توسعه سازمان محسوب می‌شود.

آتشی، کاهش زمان انتظار برای دریافت خدمات توسط بیمه شده، کاهش تردد مراجعان، فراهم‌سازی بستر خدمات غیرحضوری، سهولت دسترسی به اطلاعات پرونده‌ها، افزایش سرعت، دقت و صحت در خدمات‌رسانی، کاهش خطای کاربری و مخاطرات ناشی از جابه‌جایی پرونده‌ها و افزایش ضریب امنیت پرونده‌ها در هنگام وقوع حوادث طبیعی و غیرطبیعی، امکان بهره‌گیری همزمان از اطلاعات پرونده‌ها در همه واحدهای اجرایی و استفاده بهینه از نیروی انسانی و فضای فیزیکی در شعب را از دیگر مزایای ایجاد پرونده‌های الکترونیک برشمرد.