تامین ۲۴
پایگاه خبری رفاه و تأمین اجتماعی
مصطفی سالاری، مدیرعامل سازمان تأمین اجتماعی دی‌ماه ۱۴۰۳ در نشستی تخصصی با حضور معاونان و مدیران این سازمان ضمن اعطای احکام مدیران طرح‌های تحولی، جزئیات ۲۰ طرح کلان تحول‌آفرین دوره مدیریتی جدید را تشریح کرد.
«هوشمندسازی و ارتقای بهره‌وری بازرسی دفاتر قانونی» یکی از طرح‌های کلیدی مورد اشاره سالاری در آن نشست بود. او تأکید کرد که در حوزه بازرسی از دفاتر قانونی باید به سمت الکترونیکی‌کردن فرآیندها، استفاده از هوش مصنوعی و تحلیل داده‌های نوین حرکت کنیم که با این تحول، ضمن تسهیل و تسریع در رسیدگی‌ها و افزایش رضایت صاحبان کارگاه‌ها، کاستی‌های فرآیند فعلی نیز برطرف شود.
سالاری همچنین در مراسم معارفه، علی محمدی سنجر، مدیرعامل مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی در دی ماه سال گذشته با تاکید بر جایگاه مهم مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی در سازمان تأمین اجتماعی گفت: در این دوره بستر برای حرکت حسابرسی به سمت بررسی الکترونیکی دفاتر قانونی آماده است.
تأمین 24 به منظور بررسی «هوشمندسازی و ارتقای بهره‌وری بازرسی دفاتر قانونی»، در گفت وگو با علی محمدی سنجر، مدیرعامل مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی ضرورت‌ها، چالش‌ها و چشم‌انداز پیش روی این طرح را مورد بررسی قرار داده است.
علی محمدی‌سنجر درباره ضرورت هوشمندسازی بازرسی دفاتر قانونی و قرارگیری آن در زمره طرح‌های تحولی20 گانه سازمان گفت: در حال حاضر با وجود تعداد بسیار بالای کارفرمایان مشمول بازرسی از دفاتر (بیش از 300 هزار کارفرما)، دریافت اطلاعات مورد نیاز بازرسی دفاتر قانونی با مراجعه حضوری بازرسان به واحدهای مورد رسیدگی انجام می‌شود بنابراین تسریع و تسهیل رسیدگی خودکار بسیار احساس می شود.
علی محمدی سنجر ادامه داد: افزایش قابل ملاحظه کنترل‌های داخلی و سلامت اداری در تمام مراحل رسیدگی و احاله، ایجاد وحدت رویه در فرآیند بازرسی و حذف کاغذ به عنوان بخشی دیگر از عمده‌ترین ضرورت‌های این طرح باید مورد توجه و تمرکز قرار می‌گرفت.
وی در بیان دیگر ضرورت‌های این طرح افزود: لزوم تسهیل فرآیند اعتراض کارفرمایان و رسیدگی در هیأت‌های تشخیص مطالبات، امکان رصد بدهی‌ها از زمان شناسایی تا وصول، جمع‌آوری برخط اطلاعات هویتی و مالی کارگاه‌ها و عدم مراجعه حضوری بازرسان به شرکت‌ها و ایجاد پایداری در شناسایی به‌موقع مطالبات و تأمین منابع حق بیمه و کاهش هزینه‌های فرآیند بازرسی و اداری را می‌توان از دیگر ضرورت‌های اجرای طرح حسابرسی هوشمند دفاتر قانونی برشمرد.
ضعف‌های حسابرسی دستی و سنتی
محمدی سنجر در پاسخ به پرسشی در خصوص مهم‌ترین چالش‌ها و نقاط منفی حال حاضر در فرآیند سنتی بازرسی دفاتر گفت: فقدان فرآیند دریافت اطلاعات کارگاه‌ها از طریق فرم‌های دیجیتالی ساده و کارآمد، نبود مکانیزم‌های خودکار صحت‌سنجی اطلاعات برای جلوگیری از ورود داده‌های نادرست، نبود یکسان‌سازی در فرآیند انجام عملیات و تمام مکاتبات با کارفرما به‌صورت الکترونیکی از جمله نقاط ضعف هستند.
وی نبود بازرسی حداکثری و هوشمند تمام کارگاه‌های مشمول رسیدگی را یکی دیگر از نقاط ضعف حسابرسی سنتی خواند و افزود: در این شیوه امکان ارزیابی، رتبه‌بندی و اولویت‌بندی تمامی پروژه‌ها و ارزیابی، رتبه‌بندی و تعیین ظرفیت کارپذیران وجود ندارد. همچنین نبود ارجاع پروژه‌های دارای اولویت به کارپذیران به‌صورت خودکار و فقدان کنترل پروژه از سامانه دریافت اطلاعات تا واگذاری به کارپذیران از دیگر نقاط ضعف در این شیوه حسابرسی است.
محمدی‌سنجر از فقدان کاهش هزینه‌های فرآیند بازرسی و اداری به عنوان یکی دیگر از نقاط ضعف حسابرسی به شیوه سنتی یاد کرد و گفت: نبود دسترسی الکترونیکی، آنی و همزمان تمام شعبات ذیربط به پرونده‌های بازرسی دفاتر قانونی، فقدان کنترل‌های داخلی توأم با ارتقای سلامت اداری، عدم هماهنگی، شفاف‌سازی و حذف صدور درخواست‌های بازرسی از شعبات تأمین اجتماعی و فقدان کیفیت گزارش های بازرسی دفاتر قانونی و پیشگیری از بروز خطاهای احتمالی از دیگر نقاط ضعف شیوه قدیمی و دستی حسابرسی است.
وی ادامه داد: پایداری در شناسایی و تأمین منابع حق بیمه سازمان و گزارش‌دهی تحلیلی و سریع برای ذینفعان و امکان رصد و مشاهده آنلاین مطالبات سازمان از مرحله بازرسی تا وصول در شیوه حسابرسی سنتی وجود ندارد. علاوه بر این، در نبود شفافیت در این شیوه، بیم کاهش اعتماد و رضایت‌مندی شرکای اجتماعی سازمان بالا می‌رود.
مدیرعامل مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی به فقدان وحدت رویه و جلوگیری از تفاسیر احتمالی از مقررات و بخشنامه و دستورات در شیوه حسابرسی سنتی اشاره کرد و گفت: در حسابرسی غیرهوشمند، شرکت‌ها و مجری (تیم بازرسی) به صورت دستی و سنتی انتخاب می‌شوند و امکان مشاهده گزارش توسط شرکت تا قبل از اعلام بدهی وجود ندارد.
مهم‌ترین مؤلفه‌های سامانه هوشمند حسابرسی
مدیرعامل موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی در پاسخ به پرسشی با عنوان «اجرای چنین طرحی قطعاً فراتر از نصب یک نرم‌افزار است. مهم‌ترین ارکان و مولفه‌های فناورانه این سامانه هوشمند چیست؟»، توضیح داد: مهم‌ترین ارکان و مؤلفه فناورانه این سامانه شامل مدیریت فرایند بازرسی دفاتر قانونی، اجرای کنترل‌های کیفی بر گزارش‌های بازرسی، انعقاد قراردادهای برخط با کارپذیران و انجام امور مالی مرتبط با ثبت و پرداخت حق‌الزحمه آنها است.
وی تأکید کرد: این سامانه نقش محوری در مدیریت چرخه حیات فرآیند بازرسی ایفا می کند و طراحی آن به گونه‌ای است که امکان تعامل و یکپارچگی کامل با سامانه‌های «خوداظهاری کارفرمایان» و «احاله خودکار» را دارا است.
محمدی سنجر افزود: امکان به‌روزرسانی اطلاعات هویتی کارفرمایان در سامانه‌های سازمان یکی دیگر از مؤلفه‌هاست. همچنین بستر فعال‌سازی و توسعه واحد بازرسی دفاتر قانونی ادارات کل و شعب برای انجام بازرسی دفاتر قانونی با اجرای طرح هوشمندسازی حسابرسی‌ها هموار می‌شود.
او به «تسهیل و افزایش سرعت در امور هیأت‌های تشخیص مطالبات» به عنوان یکی دیگر از مؤلفه‌ها اشاره کرد و افزود: استقرار این سامانه، زمینه‌ساز استقرار نظام بازرسی هدفمند و کاهش خطاهای انسانی خواهد بود. همچنین با سامانه بیمه‌پردازی برای دریافت و به‌روزرسانی اطلاعات مالی، بستر ارتباطی هموار می‌شود.
مدیرعامل مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی قابلیت‌های مرتبط با کارگاه‌ها (پیگیری وضعیت اطلاعات / ارسال هشدارها و یادآوری‌ها) و صحت‌سنجی و پردازش اطلاعات را از دیگر مؤلفه‌های مهم فناورانه سامانه حسابرسی هوشمند دانست و بر آن تأکید کرد.
جز سودجویان کسی مقابله‌ای ندارد
محمدی‌سنجر در پاسخ به این پرسش که «هر تحول بزرگی با مقاومت‌هایی روبرو می‌شود. چگونه مطمئن می‌شوید که این سامانه از سوی همکاران به جای اینکه به عنوان یک تهدید دیده شود، به عنوان یک دستیار قدرتمند پذیرفته شده است ؟»، تأکید کرد: در حقیقت آدمی همیشه ثبات و آرامش را چه در زندگی شخصی و چه حرفه‌ای ترجیح می‌دهد و با زندگی عادی و بدون تغییر راحت است.
مدیرعامل موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی تصریح کرد: به هیچ عنوان این طرح تهدیدی برای بازرسان نخواهد بود و شاید موجب شود با توجه به افزایش حجم رسیدگی‌ها، تعداد بازرسان افزایش داشته باشد. البته با توجه به اینکه سامانه از هرگونه سوءاستفاده جلوگیری کرده و کنترل‌های داخلی را به میزان قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهد، طبیعی است که برخی از افراد سودجو، مقاومت و کارشکنی‌هایی داشته باشند.
وی با اشاره به تولید محتوای آموزشی و برگزاری جلسات آموزشی اجرای طرح برای کاربران هدف به عنوان یکی از برنامه‌های آموزشی برای کارکنان، گفت: وقتی خود افراد راننده باشند، هیچ‌گونه مقاومتی (عدم اطمینان و ترس از سقوط) در برابر تغییر (حرکت در جاده‌های ناشناس و پرپیچ‌وخم) نداشته و احساس کنترل اوضاع را خواهند داشت، به همین دلیل ضمن تلاش برای رفع نگرانی های محتمل، تأمین فضای فیزیکی و تجهیزات اداری و رایانه‌ای در دستور کار قرار گرفته است.
مدیرعامل موسسه حسابرسی تأمین اجتماعی ادامه داد: همچنین با برگزاری جلسات برای بازرسان و ایجاد حس مشارکت، فراخوان‌های متعددی منتشر شده و آنها نظرات و پیشنهادات خود را در این خصوص اعلام کرده‌اند. با توجه به روند پیشرفت‌ها و مشکلات گذشته، فعلی و آتی، تا حدود زیادی از این طرح استقبال شده است.
محمدی‌سنجر افزود: در حال حاضر در یکسال کمتر از ۲۰ هزار شرکت مورد بازرسی قرار می‌گیرد، اما با اجرای هوشمندسازی بازرسی دفاتر پیش‌بینی می‌شود بیش از ۲۰۰ هزار شرکت مورد رسیدگی واقع شود.
وی ادامه داد: تأکید اینکه تعداد بالای شرکت‌ها باعث می‌شود این طرح به عنوان یک تهدید برای بازرسان تلقی نشود. با توجه به اینکه بخشی از فرایند بازرسی توسط سیستم انجام می‌شود و بازرس نقش تکمیل‌کننده گزارش اولیه را دارد، این طرح به عنوان یک دستیار برای بازرس محسوب می‌شود. آموزش‌های پرسنل و ارائه صحیح این طرح برای بازرسان موجب شناخت بیشتر و عدم مقاومت آنان می شود.
چشم‌انداز اجرای طرح هوشمندسازی بازرسی
مدیر عامل موسسه حسابرسی تأمین‌اجتماعی در پاسخ به این پرسش که «پس از اجرای کامل این طرح، چه چشم‌اندازی متصور هستید؟ معیارهای سنجش موفقیت این طرح چیست؟» گفت: اجرای کامل این طرح موجب تسهیل دسترسی به اطلاعات به‌روز، شفاف و دقیق درباره وضعیت نهایی بازرسی دفاتر قانونی کارگاه‌ها، عملکرد آنها و رعایت الزامات قانونی می‌شود.
وی در بیان دیگر معیارهای سنجش موفقیت طرح توضیح داد: کاهش حداقل ۳۰ درصدی خطاهای اطلاعاتی در داده‌های وارد شده توسط کارگاه‌ها، افزایش سرعت فرآیند تکمیل و صحت‌سنجی اطلاعات تا ۵۰ درصد و کاهش هزینه‌های نظارت و پیگیری اطلاعات ناقص یا نادرست از معیارهای سنجش اثربخشی این طرح به شمار می‌آیند.
محمدی‌سنجر ادامه داد: از دیگر معیارهای سنجش موفقیت این طرح می‌توان به ایجاد بستر دیجیتالی با قابلیت مقیاس‌پذیری و پشتیبانی از تعداد بیشتری از کارگاه‌ها را در آینده، همچنین افزایش حداکثری ظرفیت بازرسی از دفاتر قانونی کارگاه‌ها اشاره کرد.
او در بیان اهمیت این طرح برای ذینفعان گفت: در سطح کارگاه‌ها، ساده‌سازی فرآیند تکمیل اطلاعات و کاهش پیچیدگی‌های اداری، افزایش اعتماد به سازمان به دلیل شفافیت بیشتر و کاهش نیاز به پیگیری‌های مکرر برای اصلاح داده‌ها حائز اهمیت است.
محمدی‌سنجر بهبود نظارت بر بازرسی کارگاه‌ها را از دستاوردهای اجرای این طرح برای سازمان تأمین اجتماعی دانست و گفت: در سطح سازمان، دسترسی سریع و آسان به اطلاعات معتبر برای تصمیم‌گیری، افزایش شفافیت در عملکرد و تعامل با نهادهای نظارتی و پایداری منابع سازمان تأثیر خواهد گذاشت.
مدیر عامل موسسه حسابرسی تأمین‌اجتماعی تأکید کرد: قطعاً هر طرحی در ابتدا با چالش‌هایی مواجه است، اما پس از اجرای کامل آن، پایداری در منابع سازمان، افزایش رضایت‌مندی ذینفعان، افزایش تعداد بازرسی، افزایش کیفیت گزارش ها، پیگیری و رصد گزارش ها تا وصول مطالبات را در پی خواهد داشت.
