ملاحظاتی درباره تغییر ساختار سازمان‌های بزرگ

شروین مشایخی

مشاور آموزش و مدیریت منابع انسانی

تامین ۲۴/ سازمان تامین‌اجتماعی یکی از بزرگ‌ترین سازمان‌ها در نوع خود با پوشش جمعیتی انبوه و تعهدات فراوان است و طبیعتا لازم است کارایی و اثربخشی آن از زاویه ساختاری که اهمیت آن بر کسی پوشیده نیست مورد بررسی قرار گیرد. با توجه به مطرح شدن ایده‌های مختلف در زمینه بازطراحی ساختار سازمان تامین‌اجتماعی، لازم است توجه شود که در علم مدیریت از روش‌های متعددی برای افزایش کارایی و اثربخشی و بهبود عملکرد سازمان‌ها استفاده می‌شود و بازطراحی ساختار نیز یکی از مداخلات رایج در این حوزه محسوب می‌شود. با وجود این، متداول شدن یک روش لزوما تضمین‌کننده موفقیت آن نیست. یکی از خطاهای مرسوم در این ارتباط، عدم تمایز میان پروژه‌های «طراحی» و پروژه‌های «بازطراحی ساختار» است. به واقع به لحاظ ترم‌های مدیریتی این دو مفهومی یکسان نیستند. درواقع هر سازمانی فارغ از میزان کارایی و به صرفِ برخورداری از یک عمر و تاریخ واجد ساختار است. اما نکته قابل‌تامل این است که اصلاح ساختار یا بازطراحی آن عموما بدین دلیل ضرورت می‌یابد که ساختار موجود در مواردی خود علتی بر ناکارآمدی است و از این رو بازطراحی، چالش‌هایی را نشانه می‌رود که سایر تغییرات نیز به‌تبع ضرورت رفع این چالش موضوعیت می‌یابند. به عبارت دیگر «طراحی ساختار» ضرورت وجودی و بقا برای سازمان است در حالی که ضرورتِ «بازطراحی» مبتنی بر حل چالش است. با وجود اینکه بازطراحی ساختار یکی از روش‌های رایج و موثر در ارتقای کارایی سازمانی به‌ویژه در مورد سازمان‌هایی چون سازمان تامین‌اجتماعی است، نکته مهمی که ضرورت دقت ما در این ارتباط را تقویت می‌کند، توجه به آمار بالای ناکامی در پروژه‌های بازطراحی ساختار است؛ براساس مطالعات، سازمان‌هایی که مقتضیات و پیش‌نیازهای بازطراحی ساختار را رعایت کرده‌اند، با تمایز محسوسی نسبت به سایر سازمان‌ها، درصد موفقیتشان بالاتر رفته است. بنابراین ضرورت دارد پیش از بازطراحی ساختار، به برخی پرسش‌های کلیدی پاسخ داده شود:

1- آیا مطمئن هستیم چالش‌هایی که درصدد رفع آن‌ها هستیم ریشه در ساختار دارند؟ بدیهی است که کارایی سازمان، متاثر از عوامل متعددی همچون رهبریِ اثربخش، فرهنگ‌ سازمانی مدیریت نیروی انسانی، طراحی فرآیندها، استراتژی‌ها، عوامل انگیزشی، شرایط محیطی و... نیز هست و کم‌توجهی به شایسته‌سالاری و نبود سازوکارهای مشورتی در ارکان مختلف، بهترین و کارآمدترین ساختارها را هم ناکارآمد می‌کند. 

2- آیا راهکارهای کم‌هزینه‌تر و قابل‌کنترل‌تر برای رفع مشکل مدنظر قرار گرفته‌اند؟ بازطراحی ساختار یکی از پرهزینه‌ترین تغییرات سازمانی است و زمانی می‌توان آن را تجویز کرد که راهکارهای کم‌هزینه‌تر پاسخ نداده باشند و این در مورد سازمان تامین‌اجتماعی که سازمانی درآمد-هزینه‌ای است و باید با حداقل هزینه‌ها بیشترین بازدهی را کسب کند، از اهمیت بیشتری برخوردار است.

3- آیا به‌درستی تشخیص داده‌ایم که کدام بخش یا بخش‌های ساختار سازمان نیاز به بازطراحی دارد و آیا ساختار پیشنهادی تمرکز خود را بر حل چالش‌های شناسایی‌شده گذاشته است؟ تیغ جراحی بازطراحی باید پیرامون نقطه چالش‌برانگیز ساختار سازمان گذاشته شود و نه هر بخش از سازمان. به عبارت دیگر باید با تحلیل دقیق چالش‌ها صورت گیرد و اگر این رویکرد مد نظر قرار گیرد، آنگاه می‌توان گفت که چه بخش یا بخش‌هایی نیازمند بازطراحی و از چه نوع بازطراحی هستند. ساختار پیشنهادی باید قادر باشد پاسخگوی چگونگی رفع چالش‌ها باشد. 

4- آیا بازطراحی مبتنی بر بافتار سازمان انجام شده است؟ بازطراحی ساختار از یک نسخه عمومی برخوردار نیست و بافتار سازمانی، مسیر و نحوه پاسخگویی به چالش‌های ساختاری را تعیین می‌کند. این بافتار می‌تواند شامل عوامل متعددی همچون اسناد بالادستی، ماموریت سازمان، ذی‌نفعان و خدمات‌گیرندگان، نوع خدمات، اسناد راهبردی و... باشد. ساختار پیشنهادی باید ضمن رفع چالش‌های شناسایی‌شده، به نحوی طراحی شده باشد که این عوامل را نیز مدنظر قرار دهد. ساختارها همچنین موقعیت ذی‌نفعان را در سازمان مشخص می‌کنند و تغییر در آن‌ها ممکن است سبب تعارض در منافع آنان شود. با همه این‌ها بازطراحی ساختار امر خطیری است که نحوه ورود هوشمندانه به آن می‌تواند به افزایش کارایی و ارتقای عملکرد سازمان کمک کند. برخورد عجولانه با این موضوع و عدم توجه به مسائل چند‌گانه پیش‌گفت، فرایند بازطراحی ساختار را صرفا به بازی با نمودار تشکیلاتی سازمان تقلیل خواهد داد و اثربخشی تغییرات را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.

منبع: هفته نامه آتیه نو