یادداشتی از محمدرضا بهوند یوسفی

اصول و قواعد روابط عمومی و تشریفات

برای اینکه مراسم‌ها و مناسبت‌ها به نحو شایسته برگزار گردد، ابتدا ضروری است مدیریت تشریفات را مورد بررسی قرار دهیم؛ مدیریت تشریفات به معنی مدیریت مراسم است.

محمدرضا بهوند یوسفی

رییس اداره روابط عمومی مدیریت درمان تامین‌اجتماعی استان خوزستان

تامین 24 / هرگونه مراسمی چه شخصی و فردی باشد چه سازمانی و ملی، به رعایت تشریفات نیاز دارد. بدون رعایت تشریفات و الزام سازوکارها، روابط بین افراد و شخصیت‌ها مخدوش می‌شود. پس لازم است روابط عمومی‌ها هنگام برنامه ریزی و اجرا و ارزیابی مراسم‌ها، اصول تشریفات را به دقت اجرا و رعایت کنند و به جایگاه سازمانی و شخصی افراد احترام بگذارند. بدیهی است اجرا و برگزاری شایسته مراسم‌ها منوط به اختیار داشتن روابط عمومی‌ها و حمایت مدیر ارشد از برنامه‌های روابط عمومی و عدم دخالت دیگر واحدها در حوزه کاری روابط عمومی است.

مراسمی که در سازمان‌ها برگزار می‌شود غالباً مدیریت آن بر عهده روابط عمومی است و این مراسم‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شود: ۱. نشست‌ها  ۲. گردهمایی‌ها  ۳. نمایشگاه‌ها ۴. بازدیدها

چگونگی و روش برگزاری این‌گونه مراسم‌ها را مدیریت تشریفات می‌نامند.

نشست‌ها یا مذاکره: نشست‌ها یا جلسه‌ها شامل انواع مصاحبه استخدامی، مصاحبه مطبوعاتی، مصاحبه رادیو و تلویزیونی، جلسه مدیران، گفت‌وگوها و نشست‌های صمیمی با کارکنان و ...

گردهمایی: گردهمایی‌ها، سمینارها، کنفرانس‌ها، جشن‌ها و عزاداری‌های مناسبتی و ...

نمایشگاه: انواع نمایشگاه‌ها، افتتاحیه، اختتامیه و ...

بازدید: بازدیدها شامل انواع اردوهای آموزشی، اردوهای تفریحی، بازدیدهای مدیران یا کارشناسان و ...

برای برگزاری مطلوب هرکدام از این چهار دسته روابط عمومی‌ها بایستی استانداردها، چک لیست‌ها و فلوچارت‌هایی را برای هر کدام به طور جداگانه طراحی کنند تا مجموعه اقدامات تشریفات به موقع و درست انجام شود.

مدیریت تشریفات مجموعه‌ای از اقدامات متنوع و گسترده است که اگر بدون نیازسنجی و برنامه‌ریزی انجام شود بی نظمی و بی اعتباری در پی خواهد داشت.

لذا بهتر است فرآیند اجرایی تشریفات را به پنج مرحله تقسیم کنیم: استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی، بدرقه

استقبال: برای این کار مدیر یا کارمند هم پایه و هم طراز انتخاب گردد.

حمل و نقل: سالم و مناسب بودن وسیله نقلیه انتخاب همراهان (راننده، همراه، محافظ و ...)

انتخاب مسیر (بررسی ترافیک، هماهنگی با پلیس، زیبایی مسیر و ...)

حمل بار و توشه مهمانان و همراهان

اسکان: بررسی امکانات محل اسکان، بررسی ایمنی محل اسکان، شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان، بهداشت، نظافت و پاکیزگی محل اسکان، نور، رنگ، وسعت و اندازه محل اسکان

پذیرایی: نوشیدنی، میوه، شیرینی، صبحانه، ناهار و شام

امکانات ارتباطی و سمعی و بصری، از جمله فکس، تلفن و ...

بسته فرهنگی (کتاب، نشریه‌ها، بروشورها و برنامه‌های مراسم و ...)

بدرقه: انجام خدمات خروج (تهیه بلیت، همراهی و مشایعت و خداحافظی، یادگاری و یادبود خاطره انگیز و ...)

بدیهی است در صورت تامین مقدمات و به‌کارگیری این اقدامات شاهد اجرا و برگزاری مراسم‌های مطلوب از سوی روابط عمومی‌ها خواهیم بود.

 

منبع: اداره‌کل روابط‌عمومی سازمان تامین‌اجتماعی


ارسال نظر

captcha